Yönetim Sistemleri Danışmanlık

ISO Standartları Hakkında 10 Yanlış

1980li yıllardan beri kullanılan ve Dünya genelinde birçok firmada uygulanan yönetim sistemleri, standartların temel amaçlarının bilinmemesi ve standardın bir kılavuz gibi görülmesi nedeniyle uygulamada eksiklikler yaşanıyor. Hiçbir yönetim sistemi standardının iş ile ilgili özel bilgiler vermediği, bu standartların tüm sektörlere uygun olarak yazıldığı unutulmamalıdır.

Yanlış 1: Standart bize ne yapmamız gerektiğini söyler

Yönetim sistemi standartları tüm sektörler için hazırlandığı için spesifik olarak yapılması gerekenler yerine yol gösterme şeklinde yardımcı olurlar. Her şirket standardın uygulanması için kendi yöntemini belirlemelidir. Ancak burada standardın temel istekleri göz ardı edilmemelidir.

Yanlış 2: Yönetim sistemleri aşırı doküman içerir

Eski alışkanlıklar nedeniyle sistem kurmanın doküman yazmak anlamına geldiği şeklinde bir kanı vardır. Standardın bahsettiği doküman ya da bilgiler kağıt üzerinde olabileceği gibi, bilgisayar kaydı, fotoğraf, video, program gibi çeşitli formatlar olabilir. Dokümantasyon şirketin ihtiyacı kadar oluşturulmalıdır.

Yanlış 3: Yönetim sistemleri bir değer sağlamaz ancak müşteri isteği olduğu için vardır

Yönetim sistemleri işleyişin düzenli ve belirli olmasını sağlar, hataların bulunmasına ve azaltılmasına yardımcı olur, bir sistematik yaratarak daha az emek ile daha fazla iş üretilmesinin önünü açar. Müşteriler de çalıştıkları şirketlerin daha düzenli, verimli ve sürekli olmasını istedikleri için yönetim sistemlerini önemserler.

Yanlış 4: Yönetim sistemleri şirket için masraftır

Bir uygunsuzluğu önlemek sonradan düzeltmekten her zaman daha ucuzdur. Özellikle hatanın müşteriye ulaştıktan sonra meydana gelmesi hem zaman hem de para kaybına neden olur. Ayrıca yönetim sistemleri yapısı itibariyle bize maliyetleri düşürme, verimliliği arttırma çalışmaları yapmaya yönlendirir. Sonuç olarak ilk başta maliyet gibi görünen yönetim sistemleri akabinde karlılığı arttırıcı bir etkiye sahiptir.

Yanlış 5: Yönetim sistemleri şirketi yavaşlatır

Organizasyonun hızı, sektördeki değişimlere çabuk uyum sağlaması ve tepki gösterebilmesidir. Değişime uyum sağlamak için önceden fikir sahibi olmak ve hazırlık yapmak gerekir. Yönetim sistemleri yapılacak olan planlamalar ve birimleri çalışmaları ile değişimi önceden öngörerek hazırlık yapmaya olanak tanır.

Yanlış 6: Belgelendirme boşuna para harcamaktır

Belgelendirme kuruluşları akredite kuruluşlardır. ISO 17021 standardına göre işleyişlerini belirlemiş ve bir akreditasyon kurumundan yetki almış kuruluşlar bu denetimi yapabilirler. Akredite bir belgelendirme kuruluşu, yönetim sisteminin belirlediği şartlara uygunluğu değerlendirme dışında, bilgi ve deneyimlerini aktarması, şirkete yol göstermesi ve ufkunu açması ile de önemlidir.

Yanlış 7: Yönetim sistemleri çalışanları asıl işlerinden uzaklaştırır

Yönetim sistemleri tamamen şirketin ihtiyaçları doğrultunda şekillenir. Bu nedenle aslında bir yönetim sistemi şirketin işleyişinin ta kendisidir. Şirket içinde hazırlanmayan, dışarıdan örnekler edinilerek kurulan bir sistem ilave iş oluşturacağı gibi, şirket çalışanlarının katılımıyla geliştirilmiş bir sistem de işleri kolaylaştıracaktır.

Yanlış 8: Yönetim sistemleri bir modadır

Tüm şirketlerin aslında kendine has bir yönetim şekli vardır. Yöneticilerin şirketin kurulumundan itibaren düşündükleri konular yönetim sistemleri içinde tanımlanmıştır. Yönetim sistemi kullanılarak herhangi birinin unutulması ya da göz ardı edilmesi engellenmiş olur.

Yanlış 9: Yönetim sistemleri ürün veya hizmet kalitesini garanti etmez

Ürün ve hizmetlerin kalitesi her adımda %100 kontrol edilmediği sürece %100 garanti edilemez. Ancak yönetim sistemleri hata oluşma ihtimallerini öngörerek, önceden önlem alma yoluna gider. Bu şekilde hangi noktalarda kontrolün yoğunlaşacağı belirlenerek daha az maliyetle daha kaliteli iş sunulur.

Yanlış 10: Yönetim sistemleri bir kişinin ya da birimin sorumluluğundadır

Yönetim sistemleri gibi şirketin işleyiş şeklini belirleyen bir yapının bir kişini sorumluluğunda olması oldukça yanlıştır. Bir kişinin tüm şirketteki kalite, güvenlik gibi konuları tek başına belirlemesi ve kontrol etmesi imkansızdır. Bu nedenle yönetim sisteminin işletilmesi tüm çalışanların görevidir. Özellikle birim amirlerinin destekleri hem kendi birimleri için hem de şirketin geleceği için önem arz etmektedir.