Yönetim Sistemleri Danışmanlık

Doküman ile Kayıt Arasındaki Fark Nedir?

Kalite sistemlerinde sıklıkla "dokümante edilmiş" lafıyla ya da "kayıtlar" ile ilgili gerekliliklerden bahsedilir.

Peki hazırlamak için zaman harcadığımız, toplantılar yaptığımız, bilgisayarımıza kaydettiğimiz, klasörlere koyduğumuz, arşivde sakladığımız onca belge ve bilginin hangisi doküman, hangisi kayıt?

Bu konuyu, yıllardan beri işin içinde olanlara sorduğunuzda kısaca "Dokümanlar canlıdır, kayıtlar ise ölüdür." diyecektir.

Burada canlı olarak bahsedilen sürekli yenilenen, gözden geçirilen, gerektiğinde revizyonlar yapılabilen anlamındadır. Ölü ise bir kere hazırlandıktan sonra artık üzerinde değişiklik yapılmaması gereken, eğer değişiklik yapılırsa bunun sahtekarlık olarak nitelendirilebilecek belgelerdir.

Dokümanlar bize ne yapmamız gerektiğini ya da neyi nasıl yapacağımızı tarif ederler. Örneğin prosedürler, talimatlar, el kitapları, kontratlar, şartnameler, standartlar, boş formlar genel olarak doküman olarak adlandırılır.

Kayıtlar bir durum hakkında bilgileri içeren kanıtlardır. Bunlar genelde doldurulmuş formlar, raporlar, tutanaklar olarak karşımıza çıkar.

Dokümanlar bize neyi nasıl yapacağımızı tarif ettiğinden günümüz ve gelecek ile ilgilidir. Ancak kayıtlar herhangi bir anın bilgilerini içerdiğinden her zaman geçmiş zamandadırlar.

Standartların tanımlar kısmında bu konu ile ilgili yeterli açıklama bulunmadığından zaman zaman farklı yorumlar da yapılabilmektedir. ISO 9001 kayıtlar için "bir çeşit doküman" atfında bulunmaktadır. ISO 9001 standardının 2015 yılında yayınlanması beklenen yeni versiyonunda kayıtlar için "dokümante edilmiş bilgi" ifadesi kullanılmıştır.

ISO 9001 standardındaki bu tanımlamaya dayanarak, kayıtların da bir doküman tipi olduğunu, ancak her dokümanın bir kayıt olmadığını söyleyebiliriz.