Yönetim Sistemleri Danışmanlık

Standartta zorunlu olmayan dokümantasyon için ne yapılabilir?

Form doldurmak, klasörler, dosyalar hazırlamak aşırıya kaçıldığında hem çalışanlar hem de şirketleri için eziyet olabilir. Ancak modern yöntemler kullanarak eziyeti meziyet haline çevirmek mümkündür.

Standartlar; işlere kılavuzluk etmek, uluslar arası kabul görmüş iş yöntemlerinin paylaşılması, genel bir gelişimin sağlanması için belli bir sektöre ya da işe yönelik olarak hazırlanmıştır.

Bu standartların pek azında tutmanız gereken kayıtlar açıkça belirtilmiştir. Standart maddelerinin hemen hemen tamamı yapılacak iş ile ilgili yol gösterme ya da en az gereklilikleri belirlemek amacındadır.

Eğer bir yönetim standardı işletiyorsanız ya da belirli standartlar dahilinde imalat yapıyorsanız standardın her bir maddesini (ve alt maddeleri de) ayrı ayrı irdeleyip bu maddeler ile ilgili yönteminizi belirlemelisiniz.

İşte bu aşamada dokümantasyon devreye giriyor. Yaptığınız çalışma ile ilgili hem müşterilerinize hem de belgelendirme kuruluşuna kanıtlar sunmanız gerekiyor.

Eski yaklaşıma göre her şeyin bir prosedürü, talimatı, doldurulmuş formları vs. olması bekleniyordu. Ancak standartların da teknolojiye uyması, kanıtın sadece yazılmış imzalanmış formlar olmadığı bilincinin gelişmesi ile birlikte her yöntem kullanılabilir duruma gelmiştir. Prosedür ve talimatlardan öte uygulama ön plana çıkmış, hatta birçok firma eskiden yazılmış artık şirket rutini haline gelmiş talimatlarını uygulamadan kaldırmıştır.

Standart maddelerinin uygulandığının ispatı olarak video, ses kaydı, fotoğraf, tutanak, rapor gibi dokümantasyon yöntemleri kullanılabilir ve bu kayıtlar herhangi bir ortamda saklanabilir.

Genel veya özel programlar kullanmak ve bu programlardaki verileri kullanarak analizler yapmak, program verilerini paylaşmak, cep telefonları aracılığıyla kayıt tutmak / takip etmek, giriş çıkışlarda video ya da fotoğraf çekimi yapmak, müşteri memnuniyetini ölçmek için sosyal medyayı kullanmak gibi birçok yöntem de dokümantasyonun bir parçasıdır.

Ancak burada atlanmaması gereken konu gerektiğinde bu kayıtlara ulaşılabilir olmasıdır.