ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi

ISO 9001:2026 Geçiş Denetimi Nasıl Yapılacak? Denetim Kapsamı, Süresi ve Belge Geçerliliği

ISO 9001:2026’ya geçişin tamamlanması için mevcut kalite yönetim sistemi belgelerinin yeni tarih ve standart numarasıyla düzenlenmesi yeterli değildir. Belgeli kuruluşun yeni baskıya uyumunun bir geçiş denetimiyle değerlendirilmesi ve denetim sonuçlarına dayanılarak belgelendirme kararı verilmesi gerekmektedir.

Global ACI tarafından yayımlanan geçiş şartları, bu denetimin nasıl planlanabileceğini, hangi konuları kapsaması gerektiğini ve mevcut belgelerin geçerliliğine ilişkin sınırları açıklamaktadır. Denetçiler açısından temel görev, değişen şartların kuruluşun yönetim sistemine ve uygulamalarına nasıl yansıdığını doğrulamaktır.

Geçiş denetimi ayrı bir denetim olmak zorunda mıdır?

Geçiş denetimi, kuruluşun planlı gözetim denetimi veya yeniden belgelendirme denetimiyle birlikte gerçekleştirilebilmektedir. Bunlardan ayrı, özel bir geçiş denetimi yapılması da mümkündür.

Uygun seçenek belirlenirken mevcut denetim takvimi, kuruluşun hazırlık durumu, yönetim sisteminde yapılması gereken değişiklikler ve geçişin tamamlanması için kalan süre birlikte değerlendirilmelidir.

Örneğin, yakın tarihte gözetim denetimi bulunan ve hazırlıklarını tamamlamış bir kuruluşta geçiş bu denetimle birleştirilebilir. Hazırlıkların henüz tamamlanmadığı veya planlı denetimin geçişin sonuna çok yakın olduğu durumlarda ise farklı bir tarih belirlenmesi gerekebilir.

Geçişin planlı denetimle birleştirilmesi, geçiş kapsamının ayrıca değerlendirilmesi gereğini ortadan kaldırmamaktadır. Denetim planında ve raporunda yeni baskıya uyumun nasıl incelendiği anlaşılabilir olmalıdır.

Denetim hangi konuları kapsamalıdır?

Geçiş dokümanına göre denetim; önceki baskıya göre değişen şartların, kuruluşun bağlamındaki değişikliklerin ve yönetim sisteminde ihtiyaç duyulan diğer değişikliklerin incelenmesini kapsamalıdır. Denetimin kapsamı bu konularla sınırlı tutulmamalıdır.

Bu yaklaşım, yalnızca revize edilen dokümanların kontrol edilmesinden daha geniş bir inceleme gerektirmektedir. Denetçi, değişikliğin kuruluşun faaliyetleri açısından anlamını ve uygulamadaki karşılığını değerlendirmelidir.

Geçiş dokümanının özetlediği başlıca değişiklikler ve bunların denetimde ele alınmasına yönelik örnekler aşağıda verilmektedir. Örnekler, kuruluşların uygulamalarına göre uyarlanabilecek değerlendirme konularıdır; zorunlu doküman veya kayıt listesi oluşturmamaktadır.

Teknik şartların değerlendirilmesinde ISO 9001:2026’nın tam metni esas alınmalıdır. Geçiş dokümanındaki değişiklik özeti, standardın bütün şartlarının yerine geçmemektedir.

Denetçiler hangi ayrımlara dikkat etmelidir?

Denetimde standart şartı, kuruluşun seçtiği uygulama yöntemi ve denetçinin tercih ettiği yöntem birbirinden ayrılmalıdır. Bir şartın yeni veya daha açık ifade edilmiş olması, her kuruluşun aynı isimde prosedür, form veya tablo hazırlaması gerektiği anlamına gelmemektedir.

Örneğin, kalite kültürü ve etik davranışın değerlendirilmesi yalnızca bir politika metni aranarak tamamlanamaz. Uygunsuzlukların gizlenmeden bildirilmesi, hatalı ölçüm sonuçlarının değiştirilmemesi veya müşteri şartlarına aykırı ürünlerin sevk baskısına rağmen kontrol altında tutulması gibi uygulamalar konuya ilişkin kanıt sağlayabilir.

Benzer şekilde, değişiklik yönetimi incelenirken yalnızca bir değişiklik formunun bulunması yeterli olmayabilir. Değişiklikten etkilenen kişilerin bilgilendirilmesi, uygulama sonuçlarının izlenmesi ve hedeflenen sonucun elde edilip edilmediğinin değerlendirilmesi birlikte ele alınmalıdır.

Denetim raporu, incelenen şart ile elde edilen kanıt arasındaki ilişkiyi gösterebilmelidir. Yalnızca “yeni standarda uyum sağlanmıştır” şeklindeki genel bir ifade, geçiş değerlendirmesinin kapsamını açıklamakta yetersiz kalabilir.

Geçiş denetimi için ilave süre gerekli midir?

Global ACI geçiş dokümanı, bütün kuruluşlara uygulanacak sabit bir ilave denetim süresi belirlememektedir. Belgelendirme kuruluşunun ilave süre ihtiyacını değerlendirmesi ve süre hesabını gerekçelendirmesi gerekmektedir.

Bu değerlendirmede en azından kuruluşun yönetim sistemindeki değişikliklerin derecesi ve geçiş denetiminin yıllık denetimle birlikte mi, yoksa ayrı bir denetim olarak mı gerçekleştirileceği dikkate alınmalıdır. Sürenin belirlenmesinde ISO/IEC 17021-1 ve IAF MD 5 hükümleri esas alınmaktadır.

Tam sistem denetimi kapsamında ilave süre gerekmeyebilir. Ancak bu olasılık, bütün geçiş denetimlerinin mevcut süre içinde tamamlanabileceği anlamına gelmemektedir.

Teklif ve planlama aşamasında süre ihtiyacının belirlenmesi, denetçinin sahada geçiş şartlarını yeterli biçimde değerlendirebilmesi açısından önem taşımaktadır.

Geçiş denetimi uzaktan yapılabilir mi?

Geçiş denetimi, bilgi ve iletişim teknolojileri kullanılarak uzaktan gerçekleştirilebilmektedir. Bunun için IAF MD 4 hükümlerine uyulması ve denetim amaçlarının karşılandığının güvence altına alınarak gösterilebilmesi gerekmektedir.

Uzaktan denetimin uygunluğu, kuruluşun faaliyetleri ve ihtiyaç duyulan kanıtlara erişim dikkate alınarak değerlendirilmelidir. Doküman paylaşımı yapılabilmesi tek başına yeterli bir ölçüt değildir. Görüşmelerin, süreç incelemelerinin ve uygulama doğrulamasının gerekli kapsamda yapılabilmesi de sağlanmalıdır.

Bu nedenle uzaktan geçiş denetimi, her müşteri için otomatik olarak uygulanacak bir yöntem şeklinde ele alınmamalıdır.

Denetimin tamamlanması geçişin tamamlandığı anlamına gelir mi?

Geçiş denetimi, belgelendirme sürecinin bir aşamasıdır. Geçişin tamamlanması için denetim sonuçlarının ve diğer ilgili bilgilerin değerlendirilmesi, varsa uygunsuzlukların belgelendirme kurallarına uygun biçimde ele alınması ve belgelendirme kararının verilmesi gerekmektedir.

Belgelendirme kuruluşunun ISO 9001:2026 kapsamında akreditasyon geçişini tamamlamış olması da akredite geçiş kararının ön koşuludur.

Mevcut müşterilerin geçişleri, belge düzenlenmesi dâhil 30 Eylül 2029 tarihine kadar tamamlanmalıdır. Bu nedenle denetimin son günlere planlanması; uygunsuzlukların giderilmesi, teknik gözden geçirme ve karar için yeterli zaman bırakmayabilir.

Mevcut ISO 9001:2015 belgeleri ne zamana kadar geçerlidir?

Geçiş kapsamındaki ISO 9001:2015 belgeleri, geçiş süresinin sonunda geçerliliğini kaybetmektedir. Belge üzerinde daha ileri bir bitiş tarihi bulunması, belgenin 30 Eylül 2029 sonrasında geçerli kalmasını sağlamamaktadır.

Örneğin, üzerinde 2030 yılına ait bitiş tarihi bulunan bir ISO 9001:2015 belgesi için de geçiş sınırı dikkate alınmalıdır. Yeni baskıya geçilmediğinde, belgenin üzerinde yazılı tarihe kadar geçerli olacağı kabul edilmemelidir.

Geçiş dokümanı, mevcut belgelerin bitiş tarihlerinin bu nedenle mutlaka değiştirilmesini istememektedir. Ancak piyasada karışıklığın önlenmesi için belgelendirme kuruluşunun belge tarihini kısaltmayı değerlendirebileceğini belirtmektedir.

Diğer taraftan, geçiş süresinin bulunması olağan belgelendirme şartlarını ortadan kaldırmamaktadır. Gözetim denetimleri ve belgenin sürdürülmesine ilişkin diğer yükümlülükler devam etmektedir.

Yeni baskıya geçmek istemeyen kuruluşlarda ne yapılmalıdır?

Belgeli bir kuruluşun ISO 9001:2026’ya geçmeme kararı alması durumunda, belgelendirme kuruluşu geçiş süresi içinde önceki baskıya göre denetim yapmaya devam edebilir.

Ancak müşteriye, belgesinin geçiş süresinin sonunda sona ereceği açıkça bildirilmelidir. Belgelendirme çevriminin normalde daha ileri bir tarihte tamamlanacak olması bu sınırı değiştirmemektedir. Geçiş dönemi sonuna kadar diğer akredite belgelendirme şartları uygulanmaya devam etmeli, dönem sonunda ilgili belgelendirme geri çekme işlemleri yürütülmelidir.

Belgeli kuruluşların hazırlıklarını planlarken yapmaları gereken temel çalışma, yeni şartların mevcut sistemlerine etkisini belirlemek, gerekli değişiklikleri uygulamak ve bunları gösterecek kanıtları oluşturmaktır. Belgelendirme kuruluşları ve denetçiler ise bu hazırlığın yeterliliğini, kuruluşun faaliyetleri ve standardın şartlarıyla ilişkilendirerek değerlendirmelidir.

Kaynak: Global ACI, Transition Requirements for ISO 9001:2026, Global ACI-TECH-3-TR 2029-09-30 (M), Sürüm 1.0, 4 Eylül 2026. Uygulamada ISO 9001:2026’nın tam metni ve ilgili akreditasyon kuruluşunun geçiş düzenlemeleri esas alınmalıdır.